Očekávání podnikatelů od účetních jsou různá, nicméně všechna směřují k jednomu konsenzu – snížit administrativní zátěž a zvýšit efektivitu komunikace. Pojďme si ukázat, co potřebuje účetní pro svoji práci:
Mít u sebe veškeré doklady související s účetnictvím -> takže veškeré doklady, které vás jen napadnou:
- Faktury vydané a přijaté
- Smlouvy
- Výpisy z účtu / účtů
- Pokladní knihu / knihy
- Podklady k zaměstnancům
Znát požadavky klienta na účetní výkazy a finanční reporty. A pokud žádné speciální požadavky klient nemá, postupuje účetní dle svého nejlepšího vědomí, svědomí a zkušeností.
Mít volnou ruku a možnost komunikovat s protistranou (dodavatelé, odběratelé, úřady) napřímo.
Správná účetní prostřednictvím své činnosti vzdělává klienta. Nemělo by tomu být naopak.
Přijde vám, že toho je hodně? Není, je toho velmi málo. Pojďme si vzít bod po bodu a řekněme si, jak si jako podnikatelé můžete ulehčit 99 % svého času, které byste strávili řešením účetnictví:
Faktury vydané a přijaté
Vystavuje faktury vaše účetní? Skvěle, máte z úplně vyhráno! Vystavuje faktury vaše asistentka? Výborně, propojte ji s účetní. Vystavujete faktury vy sám/sama? Tak dejte účetním přístup do fakturačního systému. My si to tam sami stáhneme a vás nebudeme otravovat.
U přijatých faktur se může zdát, že je práce komplikovanější, nicméně to není tak hrozné. Chodí přijaté faktury na jeden email vyčleněný pro přijímání faktur? Ideální – dejte tam účetní přístup nebo nastavte automatické přeposílání každého přijatého emailu. Chodí faktury k vám na email? Tak jak přijde, prostě ji přepošlete na email účetní. Nic tam nepište, pokud to neuznáte za vhodné. Prostě ten email jen přepošlete. Tím pětisekundová potřeba vašeho času končí a všichni jsou spokojeni. Můžete také naučit Vaše dodavatele, ať fakturu pošlou přímo účetní.
Ukládáte si faktury v rámci firmy do sdíleného úložiště? Dejte náhledová práva i účetní.
V Ouvru neděláme rozdíly a je nám to jedno. Potřebujeme mít u sebe faktury a jsme ochotni si systém nastavit sami nebo poskytnout vlastní uložiště. Řekněte si, jak vám to vyhovuje nejvíce.
Smlouvy
Nejste si jisti, kterou smlouvu potřebuje mít účetní u sebe a kterou ne? Podívejte se na výčet níže:
Smlouvy s dodavateli díla nebo poskytovateli služeb – ano, tyto smlouvy potřebujeme. Smlouvy s vašimi klienty definující podmínky spolupráce včetně finančního plnění – ano, tyto smlouvy potřebujeme. Smlouvy se zaměstnanci – ano, tyto smlouvy také potřebujeme. Smlouvy o úvěru nebo pronájmu vozidla – ano, i tyto smlouvy potřebujeme. Ostatní smlouvy – kdo ví, ale když nám to pošlete, tak nic nepokazíte.
PS: Zajímají nás oboustranně podepsané smlouvy.
Výpisy z účtu
Věděli jste, že se dají pro účetní nastavit náhledová práva k bankovnímu účtu, takže si účetní vždy sama najde informace a výpisy, které k vedení účetnictví potřebuje? Nechcete účetní dát přístup k firemnímu účtu, protože tam jsou příliš citlivé informace? Pak si účetnictví radši veďte sami, jinak to nebude fungovat – v bankovním výpisu nejsou žádné citlivé informace, u kterých byste měli mít potřebu cokoliv skrývat.
Nejde Vám nastavit přístup do banky pro účetní? Nějaké banky umožňují i automaticky odesílat výpisy vždy k 1. dni v měsíci na email účetní. Máte asistentku, která provádí platby? Ať výpisy posílá ona. Napadá vás jiná komplikace? Dejte vědět, protože my jsme vyčerpali všechny možnosti a důvody a přišli jsme způsoby, jak problémy vyřešit.
PS: A když budeme mít v ruce elektronické výpisy z účtu, tak si vzájemně dokážeme ušetřit čas a peníze.
Pokladní knihy
Zaplatili jste někdy něco v hotovosti nebo jste hotovost do vašeho podnikání přijali? Tak musíte vést pokladní knihu a možná si to ani neuvědomujete. Ke každé hotovostní transakci je třeba příjmový/výdajový pokladní doklad (je to tak i u platby z bankovního účtu, nicméně tam se dokladu říká „Výpis z účtu“). Budete si doklady vystavovat sami, nebo to máme udělat za vás? Jsme na to připraveni.
PS: Rádi to naučíme i vaši asistentku.
Podklady k zaměstnancům
K zaměstnancům potřebujeme vždy všechny informace. Zajímá nás, kdy si odskočil z práce k lékaři, kdy jel na služebku, kdy si vzal dovolenou nebo kolik je jeho prémie. Existují informace, které se dočteme v pracovní smlouvě, nicméně každý měsíc se mohou při výpočtu odměn objevovat i jiné vstupy. Potřebujeme je znát. Buďte otevřeni tomu, že účetní přijde s návrhem, jak spolupráci na toto téma uchopit. Nicméně vezměte v potaz, že zaměstnanci jsou to nejvíce chráněné, co ve vaší firmě dýchá a chodí – tak je třeba i přistupovat ke mzdovému účetnictví.
Požadavky klienta na účetní výkazy a reporty
Povězte nám, jaká máte očekávání od vašeho podnikání. Kam cílíte, co jsou pro vás důležité ukazatele nebo jaké informace potřebujete k rozhodování (ať už v rámci cashflow, důležitých investic nebo chcete odpověď na otázku "Kolik si můžu tenhle měsíc vytáhnout z firmy?" Pobavte se s námi v rámci účetních konzultací a nastavme společně přehledný tok informací od nás směrem k vám.
Informace si chceme získat nejlépe sami - dovolte nám to
Není pro klienta více frustrující, když mu každý týden chodí od účetní seznam "nejasných plateb", "nedodaných dokladů" nebo "???" (se stupněm naštvání účetní se zvyšuje počet otazníků). Dovolte nám se spojit s tou stavební firmou a požádat je o fakturu, kterou jste omylem odstranili z emailu. Dovolte, aby nám paní z finančáku zavolala přímo, abychom mohli případné výzvy odbavit rychle a efektivně.
Na začátek by to bylo vše. Budeme rádi, když se o článek podělíte se svými přáteli a kolegy. Nápady na zlepšení a zpětnou vazbu přijímáme na LinkedIn nebo na emailu info@ouvr.cz.
V Ouvru se rádi klientům přizpůsobíme. Ozvěte se nám a poznejte jednodušší život s kvalitním účetním a individuálním přístupem.
